====== Оформлення ділових паперів програмними засобами ====== ===== Мова Ділових Паперів ===== Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок, тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах ХІV-XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди і т.ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси: * Наявність реквізитів, які мають певну черговість. * Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. * Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. * Лексика здебільшого нейтральна. * Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти. * Найхарактерніші речення – прості поширені. Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту. ===== Документ, як основний вид офіційно-ділового стилю ===== Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу: * письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки. * офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо) * матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація. * достовірне історичне письмове джерело. Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок. (нім. Dokument, походить від лат. documentum — взірець, зразок, свідоцтво, доказ) — базова теоретична конструкція, яка стосується всього, що може бути збережене або представлене, щоб слугувати як доказ для певної мети. ===== Класифікація документів ===== Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами: * За найменуванням: Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш. * За походженням : Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності). * За місцем виникнення: внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями). * За призначенням: щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні. * За напрямом: вхідні та вихідні. * За формою : стандартні та індивідуальні. * За терміном виконання: Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові. * За ступенем гласності: для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні. * За стадіями створення: Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”. * За складністю : прості та складні. * За терміном зберігання: тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання. * За технікою відтворення: рукописні, відтворенні механічним способом. * За носієм інформації: на папері, елктронних носіях. ===== Вимоги до оформлювання документів ===== ==== Загальні правила формлення докуменів ==== Вимоги до формлення документів відповідно до Постановами КМ від 17 січня 2018 р. № 55 Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура **Times New Roman** та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо. При оформленні застосовується шрифт: * напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа; * напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:\\ **1** - для складових тексту документа, реквізиту “Додаток” та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;\\ **1,5** - для складових частин реквізитів “Адресат” та “Гриф затвердження”;\\ **1,5-3** - для відокремлення реквізитів документа один від одного. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить: **125 міліметрів** - для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;\\ **90 міліметрів** - для реквізиту “Адресат”;\\ **10 міліметрів** для абзаців у тексті;\\ **0 міліметрів**:\\ для реквізитів: “Дата документа”, “Короткий зміст документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, слово “Додаток”, реквізити “Додаток”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”; Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа. цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: * органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; * підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі - організацій). ===== Джерела ===== * [[wp>Документ]] * [[https://wiki.cuspu.edu.ua/index.php/Мова_ділових_паперів_Малашкевич_О.О.|Мова ділових паперів Малашкевич О.О. — Вікі ЦДПУ]] * [[https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF|Деякі питання документування управлінської діяльності]] {{tag>документ шрифт оформлення}} Теги: {{tagpage>документ}}{{tagpage>шрифт}}{{tagpage>оформлення}}