Оформлення ділових паперів програмними засобами

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок, тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах ХІV-XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди і т.ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси:

• Наявність реквізитів, які мають певну черговість.
• Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.
• Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.
• Лексика здебільшого нейтральна.
• Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
• Найхарактерніші речення – прості поширені.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

• письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
• офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)
• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
• достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

• За найменуванням: Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.
• За походженням : Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).
• За місцем виникнення: внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).
• За призначенням: щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.
• За напрямом: вхідні та вихідні.
• За формою : стандартні та індивідуальні.
• За терміном виконання: Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.
• За ступенем гласності: для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.
• За стадіями створення: Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.
• За складністю : прості та складні.
• За терміном зберігання: тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.
• За технікою відтворення: рукописні, відтворенні механічним способом.
• За носієм інформації: на папері, елктронних носіях.

Вимоги до формлення документів відповідно до Постановами КМ від 17 січня 2018 р. № 55 Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

При оформленні застосовується шрифт:

• напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа;
• напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа.

При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:
1 - для складових тексту документа, реквізиту “Додаток” та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;
1,5 - для складових частин реквізитів “Адресат” та “Гриф затвердження”;
1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.

При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;
90 міліметрів - для реквізиту “Адресат”;
10 міліметрів для абзаців у тексті;
0 міліметрів:
для реквізитів: “Дата документа”, “Короткий зміст документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, слово “Додаток”, реквізити “Додаток”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”;

Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа.

• Документ
• Мова ділових паперів Малашкевич О.О. — Вікі ЦДПУ
• Деякі питання документування управлінської діяльності

Теги: документ шрифт оформлення