Оформлення ділових паперів програмними засобами

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок, тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах ХІV-XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди і т.ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси.

• Наявність реквізитів, які мають певну черговість.
• Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.
• Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.
• Лексика здебільшого нейтральна.
• Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
• Найхарактерніші речення – прості поширені.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

• письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
• офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)
• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
• достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

• За найменуванням: Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.
• За походженням : Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).
• За місцем виникнення: внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).
• За призначенням: щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.
• За напрямом: вхідні та вихідні.
• За формою : стандартні та індивідуальні.
• За терміном виконання: Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.
• За ступенем гласності: для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.
• За стадіями створення: Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.
• За складністю : прості та складні.
• За терміном зберігання: тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.
• За технікою відтворення: рукописні, відтворенні механічним способом.
• За носієм інформації: на папері, елктронних носіях.

Ось деякі вимоги до оформлювання документів згідно з ДСТУ 4163-2003.

Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
• 92 мм - для реквізиту “Адресат”;
• 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”;
• не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”.

• Документ
• Мова ділових паперів Малашкевич О.О. — Вікі ЦДПУ

Теги: документ шрифт оформлення